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Con el reglamento Verifactu ya aprobado y en fase de aplicación, muchos autónomos se preguntan qué software necesitan para ajustarse a la nueva normativa. Este artículo resume, de forma práctica, las exigencias técnicas y qué pedir al proveedor antes de contratar un programa de facturación.
Los cuatro requisitos básicos que exige Verifactu
Verifactu obliga a que los programas de facturación que se utilicen en España (excepto en País Vasco y Navarra) garanticen mecanismos para prevenir el fraude fiscal. Hay cuatro exigencias fundamentales que debes conocer:
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- Integridad e inalterabilidad. Una factura registrada no puede ser modificada sin que el software detecte y deje constancia de la alteración.
- Trazabilidad. Cualquier dato creado o editado en una factura debe quedar fechado y registrarse su historial de cambios.
- Conservación, accesibilidad y legibilidad. Las facturas deben conservarse al menos cuatro años y ser accesibles y legibles tanto para Hacienda como para clientes.
- Registro de eventos. El programa debe mantener un historial de actividad (quién hizo qué y cuándo) para detectar manipulaciones o errores.
Estos requisitos forman la base técnica; el reglamento añade además otras funcionalidades que convierten al software en apto para Verifactu.
Seis características adicionales que debes revisar
Aparte de los requisitos anteriores, Verifactu exige varias prestaciones concretas. Estas son las más relevantes a la hora de elegir un programa:
- Código QR en la factura. Todas las facturas deberán incluir un código QR con datos como el NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe total. En facturas electrónicas ese QR puede sustituirse por una URL.
- Nueva factura electrónica B2B. La factura electrónica entre empresas y autónomos será obligatoria a los dos años de aprobarse el reglamento, lo que sitúa su implantación para autónomos en torno a 2028.
- Huella (hash). Un sello informático que asegura la integridad del registro y deja constancia si se altera o anula una factura.
- Firma electrónica. Emisión y anulación de facturas deben ir acompañadas de firma electrónica que identifique al autor del documento.
- Protección de datos. El software debe respetar la normativa de datos personales, limitando el acceso de Hacienda a la información fiscal estrictamente necesaria.
- Capacidad de remitir facturas a la Agencia Tributaria. El programa debe ofrecer la opción de enviar las facturas a la AEAT de forma automática o de facilitar su envío cuando Hacienda lo solicite.
¿Es obligatorio usar el sistema de remisión Verifactu?
Hay que distinguir dos dimensiones de Verifactu. Por un lado, como reglamento técnico es de cumplimiento obligatorio para cualquier programa de facturación que opere en España. Por otro, como sistema de remisión verificable de facturas a la Agencia Tributaria es voluntario.
No estás obligado a enviar tus facturas a Hacienda, aunque hacerlo tiene ventajas prácticas:
- Transparencia. Compartir tus facturas reduce la probabilidad de inspecciones, porque Hacienda dispone ya de la información.
- Seguridad jurídica. Facturas validadas por Hacienda ayudan en reclamaciones contra morosos y reducen riesgos de sanción.
- Simplicidad operativa. La integración con Hacienda evita que tengas que asumir medidas técnicas complejas para conservar y garantizar las facturas.
¿Puedo seguir emitiendo facturas con Excel o Word?
La respuesta no es absoluta. Todo depende de cómo utilices esas herramientas.
Soporte manual frente a sistema informático de facturación (SIF)
La AEAT considera sistema informático de facturación (SIF) a cualquier software que no solo genere facturas, sino que almacene y reutilice esa información para funciones como calcular impuestos, generar informes contables o exportar datos.
Si usas Word o Excel solo como plantilla para imprimir facturas puntuales, se considera facturación manual y no entra dentro del reglamento. Sin embargo, si reutilizas esos ficheros para cálculos, informes o exportaciones, Hacienda puede considerarlos un SIF y, por tanto, sujetos a Verifactu.
Convertir Word o Excel en un sistema compatible exige desarrollos técnicos (QR, hash, firma electrónica y conexión con Hacienda) y, en la práctica, no es recomendable para la facturación regular.
Para emitir facturas con frecuencia existen alternativas: un software gratuito que prepara Hacienda (con limitaciones de uso) o programas comerciales que, aunque de pago, evitan errores y potenciales sanciones.
La “prueba del algodón”: pide la declaración responsable
La forma más sencilla de comprobar que un proveedor cumple Verifactu es exigirle la declaración responsable del sistema informático de facturación.
Dicha declaración debe titularse exactamente: “DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN” y estar visible dentro del propio software. Entre los datos que debe incluir figuran:
- Nombre o razón social del fabricante, NIF y dirección postal completa.
- Fecha y lugar de la firma de la declaración.
- Nombre del programa de facturación y su versión.
- Composición del software y descripción de sus principales funcionalidades.
Según la normativa, si utilizas un sistema certificado no serás responsable ante Hacienda por fallos del software: la responsabilidad recaerá sobre el fabricante. Por eso es importante exigir ese documento antes de contratar. Además, su ausencia te expone a sanciones; la normativa contempla multas importantes, con cuantías que parten de los 50.000 € en ciertos supuestos.
En resumen: verifica que tu programa cumpla los requisitos técnicos, pide la declaración responsable y valora la remisión voluntaria a la Agencia Tributaria para reducir riesgos y simplificar gestiones.
