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En breve facturar con una hoja de cálculo dejará de ser una opción válida en las relaciones comerciales entre empresas en España. La implantación obligatoria de la factura electrónica B2B, prevista entre 2027 y 2028, cambia las reglas y obliga a usar formatos estructurados que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos.
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Actualmente, muchas empresas y autónomos siguen generando facturas en Excel y, técnicamente, ese documento puede considerarse una factura electrónica por estar «emitida y recibida en formato electrónico».
No obstante, ese formato tiene limitaciones prácticas y jurídicas. Una norma clave exige garantizar que una factura no haya sido alterada (integridad) y que se pueda confirmar la identidad de su emisor (autenticidad), garantías que Excel no aporta de forma fiable.
Por eso, las autoridades tributarias suelen mostrar reservas cuando las reciben en ese formato y han impulsado cambios normativos para exigir formatos más seguros.
Por qué Excel dejará de valer en facturación B2B
El cambio más relevante afecta a las facturas entre empresas y autónomos (B2B). Cuando entre en vigor la normativa de factura electrónica obligatoria, será preciso emitir y recibir facturas en un formato electrónico estructurado.
En la práctica, eso descarta formatos como Excel, Word o PDF para las relaciones comerciales entre empresas, porque no garantizan de forma automática la integridad y la autenticidad que exige el nuevo marco.
Eso no significa que Excel desaparezca por completo: fuera del ámbito B2B y dependiendo del uso que se le dé, puede seguir empleándose en determinados casos. Pero su utilidad quedará muy limitada.
¿Cuándo seguirá siendo legal usar Excel y en qué condiciones?
Para operaciones B2B la prohibición será efectiva cuando se aplique el reglamento de factura electrónica, estimado entre 2027 y 2028. Sin embargo, con clientes particulares (consumidores) una hoja de cálculo puede seguir utilizándose si se dan ciertas condiciones.
En 2025 entró en vigor en España el reglamento conocido como Verifactu, que regula los programas de facturación y contabilidad. Hacienda diferencia dos usos de una hoja de cálculo:
- Si simplemente se introduce la factura y se imprime, se considera facturación manual y no se aplica Verifactu.
- Si la hoja se emplea para almacenar, procesar datos o calcular impuestos —es decir, como sistema de conservación o tratamiento— pasa a ser considerada programa de facturación y entonces sí le resulta de aplicación Verifactu.
La normativa y la interpretación administrativa pueden resultar complejas. Ante la duda, las empresas suelen optar por herramientas que cumplan explícitamente Verifactu para evitar riesgos en inspecciones.
Qué formatos electrónicos serán válidos
La obligación B2B exige usar formatos estructurados que permitan la automatización del envío y recepción de facturas. Entre los admitidos están:
- UBL —formato preferente en muchos entornos—
- Facturae (XML) —formato ya utilizado para facturar a la Administración pública—
- EDIFACT —otro estándar aceptado en entornos profesionales—
La ventaja práctica de estos formatos es que la factura puede incorporarse directamente al software de contabilidad del receptor sin reintroducción manual, lo que reduce tiempo y errores.
Ventajas de la factura electrónica frente a Excel
El Ejecutivo defendió la obligatoriedad de la factura electrónica con argumentos centrados en la eficiencia y la reducción de la morosidad. La idea es clara: procesos más controlados facilitan cobros más rápidos.
Con la factura electrónica, Hacienda puede recoger información sobre pagos y sancionar retrasos; además, los clientes morosos podrían ver limitada su opción a recibir subvenciones públicas si no cumplen con sus pagos a proveedores.
Menos errores y menos sanciones
La automatización reduce los fallos humanos. Excel es, con frecuencia, una fuente de errores: el caso de JP Morgan —un fallo en una celda que terminó costando alrededor de 6.000 millones de dólares— es un ejemplo llamativo. Según la consultora Cassotis, el 88 % de las hojas de Excel en empresas contienen errores.
Los fallos en la facturación conllevan consecuencias económicas. El artículo 201 de la Ley General Tributaria establece sanciones por facturas defectuosas, que pueden suponer el 1 % del importe de la factura en determinados supuestos. Si un error implica dejar de declarar importes, la sanción puede ascender al importe no declarado más, como mínimo, un 50 % de dicho importe.
Resumen breve: factura electrónica = menos errores = menor riesgo de sanciones.
Otras ventajas prácticas
- Almacenamiento seguro: facilita conservar facturas durante los plazos legales y garantiza su integridad.
- Mejor servicio al cliente: menos incidencias y procesos más rápidos para ambos.
- Cumplimiento normativo: facilita la presentación de impuestos y el registro contable exigido por Hacienda.
Comparación esencial
| Factura electrónica B2B | Factura en Excel | |
|---|---|---|
| Validez en B2B | Obligatoria y plenamente válida | No será aceptada en B2B a partir de la entrada en vigor |
| Automatización | Envío y recepción automáticos | Introducción manual y riesgos de error |
| Riesgo de errores | Mínimo por procesos automatizados | Elevado, con consecuencias económicas |
En conjunto, la transición desde Excel hacia formatos electrónicos estructurados promete agilizar cobros, disminuir errores y simplificar el cumplimiento de obligaciones fiscales. Para autónomos y pymes significa dejar atrás métodos cómodos pero arriesgados y adoptar soluciones que garanticen la trazabilidad y seguridad exigidas por la nueva normativa.
