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La implantación obligatoria de la factura electrónica en las operaciones entre autónomos y empresas modificará por completo la gestión de cobros y pagos. No bastará con enviar un PDF: las facturas deberán cumplir un nuevo formato técnico, estar interconectadas entre programas y quedar registradas ante Hacienda.
Qué cambia para los autónomos
La nueva normativa establece que el software que utilices para emitir facturas estará conectado con el de tus clientes y proveedores. Esa comunicación permitirá el envío y la recepción automáticos de documentos y hará que Hacienda tenga acceso a una copia de cada factura.
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- Los programas privados de facturación se interconectarán entre sí y con la solución pública de la Agencia Tributaria.
- Existirá una opción pública, gestionada por la AEAT, que podrá usar cualquier autónomo sin coste.
- Si usas un software privado deberás remitir a la AEAT una copia de cada factura en formato UBL.
En conjunto, esto implicará un cambio de procesos: desde el modo de emisión hasta el control de pagos y el archivo de los documentos.
1) Emitir y enviar facturas electrónicas
A partir de la entrada en vigor, las facturas dirigidas a otros autónomos o empresas deberán cumplir los requisitos técnicos previstos en el reglamento. En la práctica, los archivos habituales (PDF, Word o plantillas de diseño) dejarán de ser válidos.
La vía mayoritaria será utilizar un programa de facturación que genere el formato electrónico reconocido. También podrás recurrir a la herramienta pública de la AEAT, que la normativa contempla como alternativa gratuita.
Además, todo software tendrá que poder generar la versión destinada a la Agencia Tributaria en UBL (Universal Business Language), que será el formato de referencia para el envío de copias.
2) Validar y confirmar estados: aceptación, rechazo y pago
Cada factura pasará por, al menos, dos estados relevantes: la aceptación o el rechazo por parte del receptor y la comunicación del pago.
Cuando recibas una factura de un proveedor deberás confirmarla (total o parcialmente) o rechazarla en caso de discrepancias. Del mismo modo, tus clientes tendrán que aceptar o rechazar tus facturas.
Posteriormente, la factura deberá actualizarse con el estado de pago. Si el abono es parcial también se reflejará así en el registro.
El plazo máximo para notificar cada uno de estos cambios será de 4 días hábiles, contados desde que se emite o recibe la factura.
3) Visualizar y descargar los estados
Sea cual sea la solución que emplees —privada o la pública de la AEAT— podrás consultar en la plataforma el estado de tus facturas: si han sido aceptadas, rechazadas o pagadas y la fecha asociada a cada evento.
La disponibilidad de esta información facilitará el control de la tesorería, ya que sabrás con rapidez si un cliente ha registrado el pago de una factura.
4) Conservación y accesibilidad de las facturas
Los programas de facturación deberán garantizar el almacenamiento de las facturas durante 4 años, periodo en el que Hacienda puede requerir su aportación.
La norma Verifactu impone requisitos técnicos a los desarrolladores: el software tiene que permitir descargas masivas o individuales en el formato aceptado por la Agencia Tributaria y asegurar la integridad de los ficheros.
5) Corrección y anulación de facturas
Las rectificaciones también se gestionarán de forma electrónica: en caso de error tendrás que emitir una factura rectificativa y el sistema deberá conservar tanto la versión original como las correcciones.
Verifactu obliga a dejar constancia inmutable de las modificaciones mediante un registro y un «hash» que vincule cada cambio al documento anterior. Asimismo, se mantendrá un inventario de facturas anuladas.
Herramientas disponibles para gestionar tus facturas
En la práctica contarás con dos tipos de soluciones: programas privados de facturación y la plataforma pública de la AEAT. Ambas convivirán y deberán interoperar.
La opción pública será gratuita para quien no quiera contratar un servicio privado. Se espera que su funcionamiento siga la estela de FACe, la plataforma actual para facturas dirigidas a la Administración, aunque los detalles finales dependerán de la aprobación definitiva del reglamento.
La experiencia con FACe sugiere que la herramienta pública puede resultar menos intuitiva y ofrecer escaso soporte, por eso el Gobierno recomienda considerar un programa privado como primera alternativa, dejando la solución pública como respaldo.
