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La Agencia Tributaria está desarrollando una herramienta pública para la facturación electrónica que cambiará la forma en que autónomos y empresas emiten facturas a otros profesionales. En este texto explicamos qué ofrecerá, cómo funcionará y qué alternativas conviene valorar antes de su implantación.
Qué incluye la solución pública de la AEAT
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La propuesta de Hacienda no es solo una aplicación: combina varias funciones pensadas para controlar y normalizar la facturación entre empresas y autónomos.
- Un programa gratuito para emitir y recibir facturas en formato electrónico pensado para usuarios que deban adaptarse a la nueva normativa.
- Un repositorio digital gestionado por la AEAT donde quedarán registradas las facturas enviadas y recibidas, accesible para fines de control fiscal.
- Un sistema de seguimiento de pagos para que la Agencia pueda monitorizar plazos de cobro y pago y detectar incumplimientos.
Estos tres elementos actuarán de forma conjunta: la herramienta facilitará la emisión, el repositorio almacenará los documentos y el sistema vigilará los plazos de pago.
Calendario y exigencias principales
Según las previsiones disponibles, la obligación de facturar electrónicamente en operaciones B2B (entre autónomos y empresas) se implementará entre 2027 y 2028. Eso sí: las fechas dependan de la aprobación del reglamento de factura electrónica por parte del Gobierno.
Si el reglamento se aprueba —se espera para 2026—, los autónomos tendrían un plazo de adaptación de dos años. Las empresas con facturación anual superior a 8 millones dispondrían de un año para adaptarse.
La obligación implicará emitir facturas en un formato estructurado (se menciona el estándar UBL), por lo que las plantillas habituales en Word, Excel o PDF dejarán de ser válidas para estas operaciones.
Cómo funcionará técnicamente
La solución pública se basará en el intercambio de facturas en formato estructurado, parecido a otros estándares usados en la UE. Además, exigirá informar del estado y fecha de pago de las facturas recibidas, y permitirá notificar rechazos.
Si ya usas un software privado de facturación, ese programa deberá ser capaz de enviar una copia de tus facturas de venta al repositorio de la AEAT. En la práctica, la herramienta pública será tanto una opción directa como un punto de conexión entre proveedores de software.
¿Tiene relación con Facturae?
Facturae es el formato que se implantó para facturar a la Administración en 2015 y del que muchos usuarios ya conocen las limitaciones. La nueva solución empleará un formato estructurado similar (se cita UBL), pero no será exactamente Facturae.
Por tanto, aunque hay puntos en común, no hay que confundir ambos proyectos.
¿Será obligatorio usar el programa de la AEAT?
El uso del programa público para crear facturas será voluntario. Podrás optar por emplearlo si lo deseas.
No obstante, el repositorio gestionado por la AEAT sí tendrá carácter obligatorio: todas las facturas de venta deberán quedar registradas allí. Esa obligación se podrá cumplir enviando las facturas desde un software privado, sin necesidad de acceder directamente a la plataforma pública.
Coste: gratis, pero con matices
La AEAT no cobrará por el servicio: tanto la aplicación como el repositorio tendrán uso gratuito. No obstante, existen efectos colaterales que suponen un coste para profesionales y empresas.
- Inversión de tiempo para aprender a manejar la herramienta.
- Ausencia de soporte técnico o asesoramiento directo por parte de la Administración.
- Funcionalidades limitadas frente a soluciones comerciales: menos automatizaciones y herramientas de gestión.
- Mayor riesgo de errores administrativos que pueden derivar en sanciones.
- Un aumento del control fiscal por parte de Hacienda, al disponer de información más detallada y en tiempo cercano al real.
¿Conviene elegir una alternativa privada?
Ante esas limitaciones, muchos autónomos y pymes valorarán soluciones comerciales que integren facturación, cobros y presentación de impuestos. La Ley que impulsa la factura electrónica también contempló medidas de apoyo a la adopción, como el conocido Kit Digital.
Ese programa de ayudas finalizó el 31 de octubre de 2025, por lo que quienes no pudieron beneficiarse ya no cuentan con ese incentivo.
En el mercado existen plataformas privadas con versiones gratuitas o de pago. Por ejemplo, algunos proveedores como Declarando ofrecen opciones para emitir facturas electrónicas y conectar con los registros que la AEAT pueda exigir.
En resumen: la solución pública facilitará el cumplimiento normativo sin coste directo, pero conviene evaluar el tiempo, la falta de soporte y las funcionalidades antes de decidir si usarla o contratar un software privado más completo.
