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- Qué es —y qué no es— la factura electrónica B2B
- Plazos de implantación: quiénes y cuándo
- Lo que seguirá siendo obligatorio en el contenido de la factura
- Qué cambia, en realidad: el formato y la gestión
- El papel del código QR y la norma Verifactu
- Un vistazo al formato XML (Facturae)
- ¿Desaparecerá el PDF?
- Qué debes preparar como autónomo o pyme
El Gobierno ha avanzado cómo será la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B), un cambio que transformará el formato con el que hoy envías facturas. Según el reglamento ya aprobado y las reglas técnicas conocidas, el nuevo sistema —que entrará en fases previsiblemente entre 2027 y 2028— obliga a un formato estructurado y modifica la gestión diaria de facturación.
Qué es —y qué no es— la factura electrónica B2B
Hay dos maneras de presentar una factura electrónicamente: la llamada no estructurada (por ejemplo, un PDF, Word o Excel) y la estructurada, basada en formatos como Facturae, XML o UBL. Hasta ahora, el formato no estructurado domina entre autónomos y pymes; el estructurado se usaba sobre todo en facturación a la Administración pública.
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El cambio principal es que el nuevo reglamento extiende el uso del formato estructurado al B2B. Es decir: cuando factures a otras empresas o autónomos en España, dejarás de enviar facturas en PDF, Word o Excel como documento principal de la operación.
Plazos de implantación: quiénes y cuándo
La obligación entrará en vigor tras una orden ministerial de Hacienda; el reglamento fija, en cambio, los plazos de aplicación una vez se publique esa orden.
Habrá dos ventanas de implantación: empresas con una cifra de negocio anual superior a 8 millones de euros dispondrán de un plazo de un año; el resto de empresas y autónomos tendrán dos años para adaptarse.
La obligación se aplica únicamente a operaciones B2B dentro de España: no afecta a facturas a consumidores finales, ni a ventas intracomunitarias ni a exportaciones fuera de la UE.
Lo que seguirá siendo obligatorio en el contenido de la factura
El reglamento de facturación vigente (aprobado en 2012) ya establece los campos mínimos que debe contener cualquier factura, sean electrónicas o en papel. No hay cambios en ese listado esencial.
Entre los elementos obligatorios figuran, entre otros, el número y la fecha de la factura, los datos fiscales del emisor y del receptor (NIF, nombre o razón social y domicilio fiscal), la descripción del bien o servicio, la base imponible, los tipos y cuotas de IVA y retención y el importe total antes de impuestos.
Qué cambia, en realidad: el formato y la gestión
La diferencia esencial no es el contenido sino el formato. Una factura electrónica B2B deberá emitirse en un formato estructurado (Facturae, XML, UBL u otro compatible) que facilite su procesamiento automático.
Además, se introducen nuevas obligaciones de gestión: por ejemplo, al recibir una factura electrónica de un proveedor tendrás que confirmar su recepción e indicar si ha sido pagada. Estas funciones estarán integradas en los programas de facturación.
El papel del código QR y la norma Verifactu
La normativa técnica Verifactu, aprobada en 2023, fija requisitos mínimos para los programas de facturación y entra en vigor desde julio de 2025. Entre sus exigencias figura la inclusión de un código QR en las facturas que contenga el NIF, el número de factura, la fecha de emisión y el importe total, con el objetivo de transmitir esos datos a la Agencia Tributaria (AEAT).
No obstante, ese QR no será obligatorio en la factura electrónica B2B en su versión estructurada. En lugar del código QR, la factura en formato estructurado incluirá una URL y podrá transmitirse de forma automática a la AEAT gracias al propio diseño del formato.
Un vistazo al formato XML (Facturae)
El XML —actual formato de Facturae— es un ejemplo del tipo de estructura que adoptarán las facturas B2B. Técnicamente, un fichero XML agrupa la cabecera (tipo de emisor, moneda, total), los datos del emisor y del receptor (NIF, nombre o razón social, dirección fiscal) y los distintos bloques con número de factura, fecha, impuestos aplicables, base imponible y descripción del servicio o producto.
No necesitas aprender programación para emitir o recibir estas facturas: los proveedores de software de facturación implementarán los requisitos técnicos marcados por Verifactu y por el reglamento de factura electrónica.
¿Desaparecerá el PDF?
El PDF dejará de servir como factura válida en las operaciones nacionales B2B una vez la obligación esté en vigor para las partes implicadas. Sin embargo, el PDF mantendrá validez en facturas a particulares, en operaciones intracomunitarias y en exportaciones, y en esos casos deberá incorporar el código QR exigido por Verifactu.
Durante el periodo de implantación progresiva, las empresas ya obligadas podrán seguir entregando PDFs a clientes que todavía no estén sujetos a la obligación —por la diferencia en los plazos—, lo que facilita la transición en la práctica.
Qué debes preparar como autónomo o pyme
En la práctica, tu tarea principal será seguir rellenando los mismos campos de factura de siempre. El impacto real dependerá del software que uses: cuanto más completo sea, más automatizados estarán los cálculos de IVA, retenciones y las comunicaciones con proveedores y la Administración.
En resumen: cambia el contenedor digital y la forma de gestionar las facturas, pero no los datos básicos que deben aparecer en ellas. La adaptación será sobre todo técnica y organizativa, no un cambio en la esencia de la facturación.
