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El nuevo reglamento sobre factura electrónica ya está aprobado y plantea cambios relevantes para los autónomos a partir de 2027. Conviene familiarizarse con qué se considera una factura electrónica, qué debe contener y cómo prepararse para los próximos requisitos técnicos.
Qué se entiende por factura electrónica
En términos prácticos, una factura electrónica es cualquier documento que acredita una operación comercial y se emite por medios digitales. Lo que distingue a este tipo de factura de la versión en papel no es solo su soporte, sino también las garantías que debe ofrecer sobre su origen y contenido.
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Dos modalidades
- Formato no estructurado: documentos como un PDF, Word o Excel generados y enviados por vía electrónica.
- Formato estructurado: archivos codificados (por ejemplo, UBL, XML o Facturae) pensados para el intercambio automatizado entre sistemas.
Las facturas en formato estructurado son obligatorias cuando se factura a la Administración pública. Para el resto de emisores, hoy por hoy un PDF suele ser suficiente, aunque el nuevo reglamento introducirá más exigencias en los próximos años.
Requisitos y validez de una factura electrónica
Tanto en papel como en formato digital, una factura debe contener los elementos esenciales que la convierten en un documento fiscal válido. Además de los datos visibles, la factura electrónica requiere garantías técnicas sobre su conservación y autenticidad.
Entre los datos imprescindibles figuran:
- Número de factura, con una numeración correlativa.
- Fecha de emisión.
- Identificación del emisor y del receptor (nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal).
- Descripción detallada del producto o servicio y, cuando proceda, la fecha de las operaciones.
- Base imponible, tipos y cuantía de impuestos (IVA) y, si corresponde, la retención de IRPF.
- Cuota tributaria y importe total.
- En facturas electrónicas destinadas a determinados canales, un código QR para verificación ante Hacienda.
En lo técnico, la factura debe ser legible, garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido. Habitualmente, estas funciones las asegura el software de facturación que utilices.
Cómo emitir una factura electrónica: elementos clave
Emitir una factura electrónica no difiere en esencia de crear una factura tradicional: se trata de reflejar con claridad la operación. El formato se genera automáticamente si trabajas con un programa de facturación, pero hay campos que conviene revisar manualmente.
1. Numeración y fecha de emisión
La serie debe seguir un orden creciente sin saltos. Las facturas rectificativas deben usar su propia serie. La fecha de emisión es la del envío al cliente; cuando facturas a otro profesional o empresa tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente para expedirla.
2. Datos fiscales del emisor y del cliente
Incluye tus datos (nombre, NIF y domicilio fiscal) y los del receptor. Si facturas a una empresa, pide la razón social y el NIF para evitar errores que puedan generar requerimientos posteriores.
3. Descripción del servicio o producto
La descripción debe ser concreta. No basta con términos genéricos: especifica la naturaleza del servicio y las fechas de prestación cuando no coincidan con la fecha de emisión. Esto facilita que el receptor pueda deducir correctamente los gastos y evita correcciones.
4. Impuestos: IVA y retención de IRPF
En la factura deben detallarse el tipo de IVA aplicable y la cuota resultante. Los tipos habituales en España son el 21 % (general), el 10 % (reducido) y el 4 % (superreducido).
Si ejerces una actividad profesional sujeta a retención, también deberás indicar el tipo de IRPF y la cantidad retenida. La retención general es del 15 %, aunque los nuevos autónomos pueden aplicar un 7 % durante el primer año y los dos siguientes, cuando proceda.
5. Importe total y desglose
El documento debe mostrar claramente el importe antes de impuestos, las cuotas aplicadas (IVA y retención) y el total que el cliente debe abonar. Un desglose claro evita malentendidos y facilita la contabilidad de ambas partes.
6. Información adicional que puede ser obligatoria
En casos concretos hay que añadir anotaciones específicas: por ejemplo, cuando una operación está exenta de IVA conviene citar la normativa aplicable; también se deben indicar regímenes especiales como el recargo de equivalencia o el criterio de caja. Si la factura la emite el destinatario o existe inversión del sujeto pasivo, esas fórmulas han de incorporarse.
El papel del software de facturación
El programa que utilices automatiza numeración, cálculos de IVA e IRPF, y puede ayudar a preservar la integridad y autenticidad del documento. Existen en el mercado soluciones variadas; algunas incorporan plantillas y controles que facilitan el cumplimiento de los requisitos actuales.
Firma electrónica: estado y previsiones
Hoy la firma electrónica no es un requisito general para los autónomos al emitir facturas. No obstante, el reglamento recientemente aprobado introduce la obligación de firmar electrónicamente las facturas para los emisores cuando se aplique a este colectivo, previsiblemente en 2028.
Cuando llegue ese momento, será necesario contar con un certificado digital o el DNI electrónico para firmar los documentos. Es esperable que los programas de facturación integren esta función.
Prepararse ahora —revisando procesos, actualizando datos fiscales y comprobando que el software elegido cumple con las garantías técnicas— facilitará la transición hacia las nuevas obligaciones.
