Instituto Vasco de Administración Pública: objetivos, actividades y proyecciones de la formación de funcionarios

El Instituto Vasco de Administración Pública es un Organismo Autónomo adscrito al actual Departamento de Justicia y Administración Pública. Sus fines pueden ordenarse en tres ámbitos de actuación al servicio de las Administraciones Públicas Vascas.

• Recursos Humanos: selección y formación de funcionarios. Asimismo a través de la Escuela Vasca de Estudios Territoriales y Urbanos (EVETU) se ofrece formación a funcionarios y profesionales en materia de urbanismo, ordenación del territorio y medio ambiente.

• Euskera: capacitación y evaluación lingüística de funcionarios, traducción, interpretación, terminología y normalización del lenguaje administrativo.

• Estudios y Publicaciones: investigación y docencia sobre la Administración en general y sobre las peculiaridades de la Autonomía vasca en particular, así como la publicación de la Revista Vasca de Administración Pública y otros libros de interés.

Para el sostenimiento de estas actividades el IVAP cuenta con unidades de carácter horizontal encuadradas en los Servicios Generales, como Biblioteca, Unidad Informática, Unidad de Calidad, Gestión económica y de personal...

Modelo organizacional

Marzo 2011

Misión y Valores de la organización:

• La selección del personal al servicio de las AAPP vascas.

• La formación permanente del personal al servicio de las AAPP vascas.

• El impulso a la normalización del uso del euskera en la Administración

• La traducción oficial y la terminología jurídico-administrativa en euskera

• El asesoramiento y la investigación en materia lingüística y jurídico-administrativa

La MISION del IVAP es colaborar con las Administraciones Públicas de Euskadi para lograr que el servicio que prestan a sus ciudadanos sea más eficaz, eficiente y bilingüe. Esta colaboración se sustenta sobre la base de unos valores compartidos de servicio público, y se materializa mediante:

• La selección del personal al servicio de las AAPP vascas.

• La formación permanente del personal al servicio de las AAPP vascas.

• El impulso a la normalización del uso del euskera en la Administración

• La traducción oficial y la terminología jurídico-administrativa en euskera

• El asesoramiento y la investigación en materia lingüística y jurídico-administrativa

VALORES:

Para el cumplimiento de su Misión y alcanzar su Visión, el comportamiento de la Organización y de las personas que la integran se atendrá en sus actuaciones a los principios que se desprenden del ordenamiento jurídico, tales como:

Ética de servicio público a la ciudadanía, eficacia, eficiencia, transparencia, objetividad, colaboración intra e interinstitucional, e igualdad de trato entre mujeres y hombres.

El IVAP considera como valores clave, además, los siguientes:

• Actitud de servicio público

• Orientación al cliente • Innovación

• Mejora continua y evaluación de la gestión

• Compromiso con la normalización del uso del euskera

• Profesionalidad

• Trabajo en equipo

• Participación

• Respeto a las personas

• Respeto al medio ambiente

Presupuesto y principales datos de actividad de 2010:

• Presupuesto 2010: 22.400.000,00 €

• 16.158 asistentes a actividades de formación

• 212 participaciones en tribunales de selección

• 4.397.747 palabras traducidas

• 13.864 suscriptores a la revista Administrazioa Euskaraz

• 164 suscriptores a la Revista Vasca de Adm. Pública

• 20 publicaciones editadas

• 689 perfiles acreditados

• 26.794 libros y 184 revistas especializadas disponibles en la Biblioteca

• 2.083.422 visitas a la página web

• Estructura y organigrama:

Dirección

Corresponde a la Directora del IVAP, entre otras atribuciones, representar al Instituto, ejercer la jefatura de personal del mismo, expedir certificados, títulos y diplomas acreditativos y autorizar gastos/ordenar pagos.

Secretaría General

Ejerce la coordinación de todos los servicios y unidades, y sustituye a la Director en caso de ausencia. Bajo su directa dependencia se incardinan los servicios de Estudios y Publicaciones, la EVETU y Servicios Generales.

Subdirección de Recursos Humanos

Tiene por objeto el desarrollo de las atribuciones correspondientes en materia de selección y formación. Para ello cuenta con los Servicios de Selección y Formación.

Subdirección de Euskera

Actúa sobre el ámbito de la normalización del uso del euskera, la traducción y la fijación del lenguaje administrativo en Euskera. Conforman esta Subdirección los servicios de Euskaldunización y el Oficial de Traductores.

La mayoría del personal tiene como lugar de trabajo la sede de Vitoria-Gasteiz, en el edificio central del Gobierno Vasco (Lakua). No obstante, el IVAP cuenta con sede en cada una de las otras dos capitales, Bilbao y Donostia-San Sebastián, además de la sede de Oñati, todo ello con el fin de posibilitar que los ciudadanos realicen sus gestiones lo más cerca posible de su lugar de residencia.

RÉGIMEN JURÍDICO

• Figura jurídica:

El Instituto Vasco de Administración Pública es un Organismo Autónomo adscrito al Departamento de Justicia y Administración Pública del Gobierno Vasco. La Ley 16/1983, de 27 de julio, sobre "Régimen jurídico del Instituto Vasco de Administración Pública". Los aspectos más relevantes de la Ley son los siguientes:

.- Establece un total de ocho fines y para el desarrollo de los mismos prevé la organización de secciones, departamentos o servicios.

.- Crea los órganos de gobierno del Instituto y marca su composición y funciones. Dichos órganos son el Consejo de Patronato y la Dirección.

.- Dota al IVAP de presupuesto propio.

.- Si bien esta Ley fijaba la sede del IVAP en el edificio de la Antigua Universidad de Oñati, el Decreto Legislativo 2/2007, de aprobación del texto refundido de la Ley del Patrimonio de Euskadi, modifica la anterior y fija la sede del IVAP en Vitoria-Gasteiz.

SISTEMÁTICA DE GESTIÓN

En el año 2001, el equipo directivo del IVAP apostó por iniciar un proyecto de mejora continua que abarcara a todo el Instituto, centrado en un inicio en los procesos que implican la prestación de un servicio a clientes externos (“procesos de servicio”), pero con vocación de extenderse de manera integral a todos los procesos que afectan a la gestión diaria. Así surgió el llamado Proyecto KALITATEA, impregnado de voluntarismo y ambición sana, pero no exento de cierto desconocimiento sobre lo complicado que podía resultar implantar una sistemática de gestión basada en los procesos y bajo el prisma de la mejora continua. Estos eran los 5 objetivos que se pretendía conseguir:

1.- Sistematizar los procesos, clarificar responsabilidades, estandarizar tareas.

2.- Mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos.

3.- Dotarnos de herramientas para la mejora continua.

4.- Conocer e implantar la cultura de la Calidad.

5.- Dar una respuesta adecuada desde el IVAP al Plan de Modernización del Gobierno Vasco.

En la actualidad el Mapa de Procesos del IVAP cuenta con 55 procesos, y queremos conseguir que cada proceso cuente con:

• Su documentación actualizada: PR-fitxa, Método Operativo (si procede), Instrucciones (JAR-), Formatos (INP-) y Documentos (DOK-)

• Indicadores, que ayuden a enfocar mejor la gestión y evaluar sus resultados y objetivos

• Su Plan de Mejora, compuesto de Acciones de Mejora en las que se identifica el objetivo perseguido, su responsable, la fecha de inicio y la previsible fecha de finalización, etc.

Y con el fin de poder aplicar el Ciclo PDCA de Mejora (planificar-hacer-verificar-ajustar) en cada proceso, en un principio se crearon 11 Comités de Área/Servicio además del Comité de Dirección, siendo estos los foros en los que a partir de los indicadores obtenidos, y por medio de los Informes de Revisión del Sistema, se han impulsado/evaluado las acciones de mejora relacionadas con cada proceso. Esos 11 Comités de Área/Servicio se correspondían con las unidades orgánicas (áreas/servicios) del Instituto y, lógicamente, eran propietarios de los procesos operativos por ellas gestionados; y el Comité de Dirección, además de las labores de liderazgo y coordinación, asumía la propiedad de todos los procesos restantes.

En el marco de la Evaluación del Plan de Gestión de 2006 se dio un paso adelante en la metodología de gestión por procesos, organizándose toda la gestión del IVAP a través de 17 Comités; y, por último, en el marco de la Reflexión Estratégica llevada a cabo en 2008 se ha considerado que son 18 Comités de Gestión los que nos permiten desarrollar nuestra sistemática:

• El Comité de Dirección y Estrategia

• 11 Comités de Área/Servicio

.- Comité de Formación .

- Comité de Selección .- Comité de EVETU

.- Comité de Fomento de la Investigación .- Comité del Centro de Documentación

.- Comité de Publicaciones .- Comité de Capacitación Lingüística .

- Comité de Evaluación .- Comité del Serv. Oficial de Traductores .

- Comité de e-Recursos Lingüísticos .- Comité de Lenguaje Administrativo

• Y respondiendo tanto a la filosofía el Modelo EFQM de Excelencia, como a la propia realidad del IVAP, 6 Comités:

.- Comité de Atención al Cliente y Comunicación Externa

.- Comité de Gestión de Personas .

- Comité de Gestión de Procesos

.- Comité de Gestión Económica

.- Comité de Gestión de Espacios y Material

.- Comité de Apoyo Jurídico y Contratación

En las siguientes imágenes se pueden ver tanto los 18 Comités de Gestión como los 55 procesos que conforman el Mapa de Procesos:

Y todo esto “bajo el paraguas” del Modelo EFQM de Excelencia. Ya desde el año 2001 el IVAP optó por EFQM como Modelo de referencia. Éramos conscientes de que los primeros pasos no serían sino una constatación, eso sí, estructurada, del gran campo de mejora que el IVAP tenía (y tiene) al mirarse en el espejo de la excelencia en la gestión que suponen los diferentes “criterios” que el Modelo plantea.

A continuación se presentan los diferentes avances realizados en el IVAP, agrupados en el Criterio correspondiente del Modelo EFQM de Excelencia

Por todo ello, resumimos la Sistemática de gestión del IVAP con la siguiente imagen

RETOS ESTRATÉGICOS Y RESULTADOS CLAVE

• Visión:

El IVAP aspira a ser un centro de referencia para la innovación y la excelencia en la gestión de todas las Administraciones Públicas vascas, gracias a una oferta de productos y servicios innovadores y de calidad, orientados al cliente y apoyados en el uso avanzado de las Nuevas Tecnologías.

Persigue consolidar su imagen de marca y convertirse en un referente para otros Institutos y Escuelas de Administración Pública, siendo:

• El órgano común de Selección y Formación de las Administraciones Públicas vascas.

• Un agente clave en la normalización del uso del euskera en la práctica administrativa.

• La entidad líder en materia de traducción y terminología jurídico-administrativa en euskera.

• Un centro reconocido de investigación en materia de administración pública y servicio público.

• Una entidad asesora reconocida por las Administraciones Públicas vascas para la mejora de su organización y gestión.

El IVAP quiere ser una organización con la suficiente autonomía para cumplir plenamente su Misión respecto a todas las Administraciones Públicas vascas, con presencia en los tres Territorios Históricos y sede propia.

Asimismo, deberá poder organizar su estructura de acuerdo con las necesidades y retos que se le plantean, todo ello en base a una sistemática de gestión participativa, basada en el Modelo de Gestión EFQM.

Deberá contar con una red de aliados, públicos y privados, proactivos en los distintos ámbitos de actuación y alineados con sus objetivos estratégicos.

Para todo ello, el IVAP deberá dotarse de un equipo de personas altamente capacitadas, comprometidas con el proyecto y con alto grado de satisfacción.

• Retos Estratégicos para el periodo 2009-2012:

Atendiendo a la Misión, la Visión, los Factores Críticos de Éxito, y las necesidades y expectativas de los clientes, se han marcado los siguientes 4 Retos Estratégicos para el periodo 2009-2012.

R1 Ofrecer una gama de servicios de calidad adaptada a las necesidades de los clientes

R2 Dotarnos de una organización y modelo de gestión excelentes

R3 Contar con un equipo de personas capacitadas y comprometidas con el proyecto

R4 Lograr una imagen de referencia reconocida ante los grupos de interés

• Cuadro de Mando Integral:

Tras la concreción de los nuevos Retos, Objetivos Estratégicos y Factores Críticos de Éxito correspondientes al Plan Estratégico 2009-2012, se ha procedido a revisar todos los indicadores del Cuadro de Mando y a analizar su adecuación, con el fin de facilitar la evaluación de cada uno de los Objetivos Estratégicos.

Los indicadores del Cuadro de Mando se dividen en 3 grupos:

• Cuadro de Mando Estratégico (CME): Compuesto por 16 indicadores “estratégicos” que permiten conocer de manera inmediata “el pulso” del IVAP; su definición se ha hecho a partir de la metodología Balanced Scorecard, de Norton y Kaplan.

• Cuadro de Mando de Gestión (cmg): 24 indicadores relacionados con la actividad genérica del IVAP.

• Indicadores de proceso vinculados a la evaluación de algunos Objetivos Estratégicos: 37 indicadores.

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