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Si has logrado un contrato con una administración pública debes saber que facturar no es lo mismo que a un cliente privado: la Administración solo acepta facturas electrónicas en un formato concreto y se remiten a través del portal FACe. Fallar en el formato o en el proceso puede impedir que cobres a tiempo.
¿Qué es FACe y por qué importa?
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FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado: el portal oficial para recibir facturas electrónicas dirigidas a la mayor parte de las entidades públicas españolas.
Desde la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la Administración exige el envío electrónico de facturas. Eso obliga a cualquiera que facture a organismos públicos a utilizar FACe o, en su caso, las herramientas que la Administración habilite para ese fin.
Formato obligatorio: facturae
Cuando se habla de “facturas FACe” suele confundirse el nombre del portal con el formato del archivo. En realidad, el archivo que debes subir es siempre el formato electrónico estructurado facturae, un XML con los datos de la factura.
No es posible presentar un PDF como factura válida en FACe: el sistema solo acepta archivos facturae (extensión XML). El portal transforma esa facturae enviada en la notificación y trámite propio de FACe.
Para crear un archivo facturae puedes usar la aplicación pública MiFacturae o cualquier software de facturación privado que genere dicho formato.
Cómo enviar una factura a la Administración (paso a paso)
El envío a FACe exige tres fases: crear la factura en formato facturae, subirla al portal y remitirla. No es un proceso automático si tu factura está en PDF.
1. Crear la factura en formato facturae
Rellena los datos habituales (emisor, receptor, número, fecha, concepto, bases e impuestos) en la herramienta que elijas. El resultado debe ser un archivo XML conforme al esquema facturae.
Las opciones son la solución pública gratuita o un programa privado que, a menudo, facilita plantillas y automatizaciones.
2. Subir y enviar la factura por FACe
Entra en el portal FACe y utiliza la función de envío. Puedes remitir la factura sin registrarte, pero tendrás que identificarte con certificado digital, Cl@ve o mediante firma electrónica (por ejemplo, con Autofirma).
Al subir el archivo, el campo obligatorio es el del fichero facturae. En el apartado de anexos puedes adjuntar documentos en PDF que la administración pueda necesitar, como contratos o justificantes bancarios.
Introduce una dirección de correo para recibir notificaciones sobre el estado del trámite; si no lo haces, no te llegarán actualizaciones automáticas.
3. Comprobar el estado
Tras enviar la factura obtendrás un ID de registro que sirve de justificante. Con ese identificador o con los datos de la factura puedes consultar su estado en la sección de “Consultar facturas” del portal.
Si facilitaste un correo, el sistema te avisará cuando la factura se registre, esté en trámite o se pague.
¿A qué entidades puedes facturar vía FACe?
- Administración General del Estado (ministerios, agencias y entidades públicas estatales).
- Comunidades Autónomas.
- Diputaciones provinciales y ayuntamientos.
- Universidades públicas.
- Hospitales y servicios sanitarios autonómicos.
- Otros organismos públicos como consorcios, fundaciones o empresas públicas.
Si dudas, busca la entidad en el directorio FACe: si aparece con un código DIR3 propio, debes remitirle las facturas por ese sistema.
Cómo afectará la nueva factura electrónica para empresas y autónomos
En los próximos cambios regulatorios la factura electrónica dejará de ser obligatoria solo para la Administración y pasará a imponerse en las relaciones B2B (entre empresas y autónomos). El nuevo reglamento de facturación electrónica se aprobó en marzo de 2026, y convive con las exigencias técnicas ya definidas en Verifactu, el desarrollo de la ley antifraude.
En la práctica, esto significa que los programas de facturación privados deberán cumplir requisitos técnicos para emitir facturae y para el intercambio de facturas con otros sujetos. Si usas un software autorizado, podrás seguir generando facturae para subirlas luego a FACe.
Por tanto, salvo sorpresa normativa, el flujo para facturar a la Administración se mantiene: generar facturae y remitirla por FACe. Lo que cambia es la validación y los requisitos del software cuando emitas facturas a empresas y autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear y enviar una factura FACe fuera del portal?
La creación del archivo facturae se hace fuera del portal, con MiFacturae o con un programa privado. Pero el envío y registro solo se realizan desde FACe; no existe una alternativa externa válida para remitirla oficialmente.
¿Se puede subir un PDF para que FACe lo convierta?
No. FACe no convierte PDFs: exige específicamente el XML en formato facturae. Si solo generas PDFs, tendrás que usar un programa que transforme esos datos al formato requerido.
¿Hay que firmar la factura?
Sí. Las facturas en formato facturae deben incorporar la firma electrónica correspondiente antes de su presentación. Eso puede gestionarse con herramientas de firma o con el propio software de facturación.
¿Se puede anular una factura enviada por FACe?
No se puede “borrar” una factura ya remitida. Si necesitas corregir o anular su efecto, debes emitir y enviar una factura rectificativa siguiendo el mismo procedimiento.
¿Cuánto tarda la Administración en pagar?
El plazo depende de lo pactado, aunque la Administración suele tener un período máximo de 30 días para efectuar el pago. Si excede lo acordado, conviene consultar el estado a través del portal o por los canales de atención del organismo.
Conclusión
Facturar a la Administración exige familiarizarse con FACe y con el formato facturae. Con un software adecuado yociendo la mecánica básica (crear, subir, enviar y consultar) evitarás errores que retrasen cobros. Mantente atento a los requisitos técnicos del software de facturación, porque la normativa sobre la factura electrónica B2B y las reglas antifraude están redefiniendo las obligaciones para autónomos y empresas.
