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Si eres autónomo y pagas el alquiler de un local, enero es un mes fiscal clave: toca presentar el resumen anual de las retenciones y facilitar al propietario un certificado que acredite esos ingresos retenidos. Este documento prueba ante Hacienda que has ingresado las retenciones aplicadas por el arrendador durante el año.
Qué es el certificado de retenciones por alquiler
Se trata de un documento obligatorio para quien alquila un inmueble con fines profesionales —por ejemplo, una oficina, taller, almacén o despacho— y en el que se refleja lo retenido por el propietario en las facturas. Su función principal es justificar ante el arrendador y ante la Agencia Tributaria que las retenciones de IRPF practicadas han sido ingresadas correctamente.
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Quién debe emitirlo
La responsabilidad recae en el arrendatario: es decir, el autónomo o la empresa que paga el alquiler. Tras presentar las obligaciones fiscales correspondientes, corresponde al pagador entregar el certificado al propietario.
Plazos: cuándo entregarlo
El resumen anual que recoge estas operaciones es el modelo 180, que se presenta entre el 1 y el 30 de enero. Una vez presentado, debes emitir y facilitar el certificado al propietario antes de que éste haga su declaración de la renta.
La campaña de la renta suele abrirse en abril y se extiende hasta finales de junio, por lo que es recomendable no demorar la entrega del certificado.
Cómo obtener el certificado
Hay dos opciones para conseguir el certificado:
- Generarlo de forma automática desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria al presentar el modelo 180, opción que facilita el envío directo al propietario.
- Descargar el modelo en PDF desde la web de la AEAT, cumplimentarlo manualmente y remitirlo al arrendador por correo postal o electrónico.
La vía telemática es la más ágil y evita errores manuales.
Qué información debe incluir
Si optas por rellenar el formulario a mano, asegúrate de completar correctamente estos apartados:
- Ejercicio: el año fiscal al que se refieren las retenciones.
- Datos del perceptor: NIF y nombre o razón social del propietario.
- Datos del pagador: tu NIF (DNI o NIE), nombre y el domicilio fiscal o la dirección del inmueble usado para la actividad.
- Rendimientos dinerarios: importe total del alquiler abonado durante el año y la cuantía de las retenciones practicadas (en 2024, la retención aplicable fue del 19%).
- Firma: lugar, fecha de emisión y firma del emisor del certificado.
Tras cumplimentarlo, solo queda entregarlo al propietario para su mantenimiento de registros y para su uso en su declaración.
Consecuencias de no entregarlo
No facilitar el certificado al arrendador constituye un incumplimiento administrativo. Además de afectar al propietario, que necesita esa información para su propia declaración, el arrendatario se enfrenta a sanciones: la ley contempla una multa fija de 150 euros por no emitir este certificado, según el artículo 206 de la Ley General Tributaria.
Obligaciones fiscales vinculadas
Emitir y entregar el certificado va asociado a la obligación de declarar trimestralmente las retenciones mediante el modelo 115 y, de forma anual, a resumir esas retenciones con el modelo 180. Todo autónomo que use un inmueble para su actividad está sujeto a estos trámites.
Si tienes dudas sobre cómo cumplimentar los modelos o sobre plazos concretos en tu caso, consulta con tu asesor fiscal o con la Agencia Tributaria para asegurar el correcto cumplimiento de estas obligaciones.
