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Un error aparentemente menor en una factura —como olvidar el NIF del cliente o saltarse la numeración— puede costar caro. Un análisis del Observatorio Jurídico de Declarando muestra que los defectos formales en la facturación generan sanciones habituales y, con la nueva norma antifraude, el control será más estricto.
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Declarando revisó 1.047 requerimientos que Hacienda remitió a profesionales autónomos en 2024. De ese total, 105 comunicaciones (uno de cada diez) respondían a errores formales en facturas.
Se trata de fallos que no afectan al cálculo de impuestos, sino a los datos obligatorios: ausencia del NIF del cliente, faltas en la descripción, o saltos en la serie numérica. El importe medio de la sanción en estos casos fue de aproximadamente 200 € por error.
Es importante distinguir: cuando el fallo involucra la cuantía del impuesto (por ejemplo, en IVA o retenciones), las consecuencias pueden ser más graves. Un estudio anterior alertaba de que muchos autónomos cometen este tipo de errores sin percatarse.
La norma y las sanciones: ¿qué contempla la Ley?
La normativa sancionadora está recogida en la Ley General Tributaria (artículo 201). Para facturas con datos incompletos o incorrectos, la ley contempla varias posibilidades según el caso.
- 1 % del importe de la factura.
- Una multa mínima de 150 €, que puede subir hasta 300 € si Hacienda no puede determinar el importe real.
En supuestos de manipulación deliberada o falsedad documental, la sanción puede llegar a porcentajes muy elevados —hasta el 75 % del importe—, aunque esos casos suponen otra tipología sancionadora.
Un ejemplo práctico: cómo se multiplican las multas
Supongamos que emites tres facturas de 2.000 € cada una y todas presentan defectos formales. Sobre la suma total (6.000 €) la sanción del 1 % sería de 60 €. Sin embargo, por la regla de la multa mínima, la Administración podría fijar 150 € como importe sancionador.
Además, Hacienda puede imponer la sanción por factura individualmente. En ese escenario, cada documento podría acarrear hasta 300 € si no se conoce el importe, lo que elevaría la sanción hasta 900 € en el ejemplo anterior.
Un matiz práctico: si detectas el fallo y emites una factura rectificativa antes de que Hacienda te requiera, no se suele imponer sanción.
Verifactu: control en tiempo casi real
El reglamento antifraude conocido como Verifactu obliga a emitir facturas con software certificado. Con su implantación, la Agencia Tributaria tendrá acceso más directo a los registros.
Eso se traduce en tres consecuencias claras: mayor probabilidad de detección de errores, menos margen temporal para corregir y, por tanto, un incremento del riesgo de sanciones.
La nueva obligación comienza a aplicarse a partir del 29 de julio de 2025, fecha a partir de la cual los programas de facturación deberán mostrar la correspondiente declaración responsable Verifactu.
Cómo reducir el riesgo de sanciones
Evitar la mayoría de las sanciones es posible con prácticas sencillas y herramientas adecuadas.
- Revisa siempre los datos obligatorios antes de enviar una factura: NIF, fecha, descripción del servicio o producto, y la serie numérica.
- Corrige cuanto antes cualquier fallo emitiendo una factura rectificativa. Si lo haces antes de la notificación de Hacienda, la sanción suele evitarse.
- Evita usar Word o Excel como sistema de facturación: son propensos a errores y, en algunos usos, no cumplen los requisitos de Verifactu.
- Utiliza software certificado Verifactu que incluya controles automáticos y bloquee inconsistencias en datos fiscales y numeración.
También conviene desconfiar de programas que dejan en manos del usuario configuraciones fiscales complejas, como tipos de retención o series, ya que eso facilita errores que pueden acabar en sanción.
