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- Plazos que marcan la obligación
- El plazo fiscal: ¿qué incluye y cuándo empieza a contar?
- El plazo mercantil: seis años según el Código de Comercio
- ¿Y el supuesto “plazo penal” de 10 años?
- Consecuencias de no conservar facturas
- Cómo deben conservarse las facturas
- Otros documentos que conviene custodiar
- Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben conservar las facturas los autónomos? La respuesta no es única: ante la Administración tributaria el plazo es de 4 años, pero el Código de Comercio obliga a guardar la documentación mercantil durante 6 años. Por eso, en la práctica conviene mantener las facturas al menos seis años.
Plazos que marcan la obligación
En España confluyen dos marcos legales con plazos distintos. El primero es el fiscal: la Ley General Tributaria y la normativa del IVA fijan la prescripción de las obligaciones tributarias en 4 años. El segundo procede del derecho mercantil: el Código de Comercio exige conservar libros y justificantes relacionados con la actividad durante 6 años.
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La consecuencia práctica es clara: aunque Hacienda puede exigir documentos hasta cuatro años atrás, la normativa mercantil eleva ese mínimo a seis años para cualquier persona que actúe como empresario, incluidos los autónomos.
El plazo fiscal: ¿qué incluye y cuándo empieza a contar?
Para efectos tributarios debes custodiar tanto las facturas emitidas como las recibidas, las copias de las facturas, los justificantes contables y los recibos. Estas obligaciones se apoyan en la Ley General Tributaria (artículo 29) y en la Ley del IVA (artículo 165).
El cómputo arranca desde el momento en que se liquida o se declara el impuesto, por ejemplo al presentar el modelo 303 del IVA. Si presentaste el modelo del primer trimestre el 5 de abril de 2024, la factura correspondiente debe conservarse, al menos, hasta el 5 de abril de 2028.
El plazo mercantil: seis años según el Código de Comercio
El Código de Comercio (artículo 30) obliga a empresarios y comerciantes a conservar libros, correspondencia y justificantes relativos al negocio durante 6 años. Los autónomos que operan como empresarios individuales quedan comprendidos en esa obligación.
Por ello, salvo que exista una razón concreta que exija retenciones mayores, la recomendación prudente es guardar facturas y documentación mercantil durante ese periodo.
¿Y el supuesto “plazo penal” de 10 años?
Circula la idea de que existe un tercer plazo penal que obliga a guardar facturas hasta 10 años, citando artículos del Código Penal (como los artículos 131, 305 y 305 bis). Sin embargo, esa interpretación no crea una obligación general de conservación por una década.
Lo que sí puede ocurrir es que, si se inicia un procedimiento judicial —por ejemplo, por un posible delito fiscal—, los documentos relacionados deberán conservarse durante la tramitación del proceso. En esos casos concretos el tiempo de custodia puede prolongarse hasta que finalice el procedimiento.
Consecuencias de no conservar facturas
No guardar la documentación exigida puede convertirse en una infracción tributaria. La Ley General Tributaria contempla la falta de conservación de facturas y justificantes como incumplimiento sancionable.
En términos económicos, la sanción estándar equivale al 2 % del importe del conjunto de las operaciones afectadas. Si no es posible determinar ese importe, la sanción se fija en 300 euros por cada operación cuya factura no se haya conservado. Por ejemplo, si las facturas ausentes suman 10.000 euros, la multa sería de 200 euros (el 2 %).
Cómo deben conservarse las facturas
La Agencia Tributaria acepta tanto soportes en papel como formatos electrónicos. Sea cual sea el formato, deben cumplirse cuatro requisitos básicos:
- Autenticidad del origen: que quede acreditado quién emitió la factura.
- Integridad del contenido: que la información no se haya borrado o alterado.
- Legibilidad: que el documento pueda leerse sin dificultades.
- Que la administración pueda acceder a los documentos sin demora.
Por comodidad y por seguridad jurídica, muchos autónomos optan por mantener un registro digital y utilizar un programa de facturación electrónica que facilite la conservación y el acceso a la documentación.
Otros documentos que conviene custodiar
Además de las facturas, es recomendable conservar cualquier documento relacionado con la actividad. Entre los más habituales están:
- Albaranes y comprobantes de entrega.
- Justificantes de pago: transferencias, recibos de la cuota de autónomos, tickets.
- Los libros de ingresos y gastos y demás registros contables.
- Declaraciones fiscales (modelo 303 del IVA, declaraciones de IRPF, etc.).
- Contratos de servicios o laborales vinculados a la actividad.
Algunos documentos laborales disponen de plazos específicos: por ejemplo, ciertos documentos de carácter laboral suelen conservarse durante tres años, pero para la mayoría de los efectos fiscales y mercantiles deben atenderse los plazos de 4 y 6 años.
Preguntas frecuentes
“Hacienda me pide facturas de hace 20 años”… ¿puede pasar?
Es excepcional. La regla general para reclamaciones tributarias es el plazo de 4 años. No obstante, si hay un procedimiento judicial en curso, la obligación de conservar la documentación se mantiene mientras dure ese proceso. En casos muy concretos y prolongados los expedientes pueden extenderse muchos años, pero no existe una regla general que obligue a guardar facturas 20 años.
¿Cuánto tiempo puede revisar Hacienda el IVA?
La administración puede revisar declaraciones y operaciones de IVA durante 4 años, que es el plazo de prescripción tributaria aplicable en condiciones normales.
¿Debo guardar los tickets de caja?
Sí. Los tickets son documentos que acreditan operaciones y, por tanto, forman parte de la documentación fiscal y mercantil. Conviene conservarlos, respetando los plazos señalados: al menos 4 años frente a Hacienda y, por seguridad mercantil, hasta 6 años.
¿Hay diferencia entre conservar facturas en papel o en digital?
El plazo de conservación es el mismo. Lo importante no es el soporte, sino que el documento cumpla las condiciones de autenticidad, integridad, legibilidad y acceso por parte de la administración.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la declaración de la renta?
La declaración de la renta es un documento fiscal y, por tanto, debe conservarse al menos 4 años, salvo que surja un procedimiento judicial que justifique una custodia prolongada.
