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- ¿Qué son los datos de facturación?
- Ocho elementos que debe contener una factura (autónomos)
- Estructura de una factura completa
- Facturas simplificadas: qué permiten y cuándo
- Facturación en inglés y operaciones internacionales
- Factura electrónica y verifactu: introducción de nuevos requisitos
- Preguntas frecuentes rápidas
- ¿Cuáles son los datos fiscales de una empresa?
- ¿Qué es la dirección de facturación?
- ¿Qué datos necesito para facturar a un particular?
- ¿Es obligatorio indicar la forma de pago?
- ¿A nombre de quién debe emitirse una factura?
- ¿Puedo facturar a varios destinatarios?
- ¿Cuándo es obligatorio emitir factura?
Emitir una factura en España exige cumplir una normativa estricta: la falta de información obligatoria puede acarrear sanciones fiscales. Además, la llegada de la factura electrónica y del reglamento verifactu introducirá cambios que los autónomos deben conocer con antelación.
¿Qué son los datos de facturación?
Los «datos de facturación» son los elementos que el reglamento de facturación exige incluir en un documento fiscal. Aprobado en 2012 y modificado después, ese reglamento diferencia entre facturas completas, simplificadas, electrónicas, recapitulativas o rectificativas, aunque el núcleo informativo es básicamente el mismo.
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Ocho elementos que debe contener una factura (autónomos)
El artículo 6 del reglamento de facturación detalla las partes de una factura. A continuación se resumen las ocho piezas esenciales que cualquier autónomo debe tener en cuenta.
1) Numeración
La serie de facturas debe seguir una numeración correlativa (por ejemplo, 1, 2, 3…). Es recomendable mantener una serie por actividad y por establecimiento si se tienen varios puntos de venta.
Además, el reglamento obliga a usar series separadas en casos concretos, como las facturas rectificativas o las emitidas por el destinatario o por terceros. Ejemplos prácticos: 2026-0001 para una factura ordinaria o RE2026-0001 para una rectificativa.
2) Fecha de emisión
La fecha de emisión determina, entre otras cosas, el trimestre en el que hay que liquidar el IVA. El plazo para emitir la factura varía según el cliente.
- Si el destinatario es un particular, la factura debe emitirse en el momento de la venta o prestación.
- Si el destinatario es un autónomo o empresa, la emisión puede retrasarse hasta el día 16 del mes siguiente, tomando como referencia la fecha de prestación del servicio o entrega del bien.
3) Datos fiscales del emisor
Quien emite la factura debe consignar sus datos fiscales: nombre y apellidos, NIF (DNI o NIE) y domicilio fiscal. No es obligatorio, pero resulta útil añadir teléfono o correo electrónico para facilitar el cobro y la comunicación.
4) Datos fiscales del cliente
La factura debe incluir la identificación del destinatario: nombre y apellidos o razón social (con su forma jurídica si procede), NIF y domicilio fiscal. Si el cliente tiene varios establecimientos, conviene confirmar con él qué datos deben figurar.
5) Descripción de las operaciones
La descripción debe ser precisa: detalle de los bienes o servicios, precio unitario antes de impuestos y los descuentos aplicados. Hacienda exige descripciones claras; por ejemplo, en lugar de «asesoría», detallar «asesoría fiscal para la declaración trimestral de IVA».
La fecha de las operaciones debe anotarse cuando difiera de la fecha de emisión de la factura.
6) Tipos impositivos
Hay que indicar el tipo de IVA aplicado (por ejemplo 21 %, 10 % o 4 %). Si procede, también se debe reflejar la retención de IRPF y su porcentaje (por ejemplo, 15 % o 7 % en determinados supuestos).
7) Cuota tributaria
La cuota tributaria es el importe de IVA (y de IRPF, cuando corresponda) calculado sobre la base imponible. En la factura debe aparecer desglosada: base imponible, IVA aplicado y total.
Ejemplo: Base imponible 1.000 €; IVA (21 %): 210 €; Total: 1.210 €.
8) Otros datos obligatorios en situaciones concretas
En determinadas operaciones es obligatorio incluir menciones específicas, como:
- Exención de IVA: indicar el precepto aplicable (por ejemplo, «Operación exenta de IVA – Art. 20, Ley 37/1992»).
- Facturación por el destinatario: cuando el cliente emite la factura, consignar esa circunstancia.
- Inversión del sujeto pasivo: para operaciones sin IVA por inversión del sujeto pasivo, incluir la referencia normativa correspondiente.
- Régimenes especiales: señalar si la operación está sujeta a regímenes como el de agencias de viajes o el de bienes usados.
- En entregas de vehículos nuevos, incluir la fecha de puesta en servicio y los kilómetros o horas de uso hasta la entrega.
Estructura de una factura completa
Una factura completa suele organizarse en un encabezado con fecha y número, los datos fiscales del emisor y del destinatario, y un cuerpo donde figuran la descripción de las operaciones, las bases imponibles, los tipos impositivos y las cuotas tributarias.
Es recomendable añadir una fecha de vencimiento para aclarar el plazo de pago, aunque no sea un requisito legal obligatorio.
Facturas simplificadas: qué permiten y cuándo
La factura simplificada (equivalente a un ticket ampliado) es una versión reducida de la completa y puede usarse cuando el importe total con IVA no supera los 400 € o hasta 3.000 € en actividades de venta al por menor, hostelería o transporte de personas.
En la simplificada no es necesario identificar al cliente. Bastan, entre otros, estos datos:
- Número y fecha de la factura.
- Datos fiscales del emisor (nombre, NIF y domicilio).
- Descripción de bienes o servicios y tipo de IVA.
- Importe total (se puede mostrar con la leyenda «IVA incluido»).
- Menciones específicas cuando correspondan (exención, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales, etc.).
También es posible emitir una factura simplificada como rectificativa; en ese caso debe identificarse claramente como tal.
Facturación en inglés y operaciones internacionales
Si la factura se emite en inglés hay que mantener todos los datos obligatorios pero traducidos. Términos usuales incluyen: Invoice Date (fecha de emisión), Invoice Number (número de factura), VAT (IVA) o VAT number (NIF-IVA).
En operaciones intracomunitarias es obligatorio consignar el NIF-IVA tanto del emisor como del cliente cuando éste es empresa o autónomo. Además, deben figurar las menciones correspondientes a exenciones o a inversión del sujeto pasivo según el caso.
En exportaciones fuera de la UE, la factura deberá incluir el número EORI cuando proceda y aclarar si la operación está exenta o sujeta a inversión del sujeto pasivo. Es posible reflejar importes en la moneda del cliente, pero la declaración fiscal se hará en euros.
Factura electrónica y verifactu: introducción de nuevos requisitos
Dos desarrollos normativos modificarán el formato y algunos requisitos técnicos de la facturación en los próximos años:
- La obligación de usar factura electrónica en el sector privado: será progresiva, con entrada en vigor para quienes facturan más de 8 millones de euros en octubre de 2027 y para el resto en octubre de 2028.
- El reglamento verifactu, que regula los programas de facturación, que entra en vigor el 29 de julio de 2025.
La factura electrónica obligatoria implicará un cambio en el formato informático (las facturas no se generarán en PDF/Word/Excel como práctica habitual), pero los datos obligatorios que debe contener la factura se mantienen.
Por su parte, verifactu exigirá la inclusión de un código QR que contenga, como mínimo, el NIF del emisor, el número de factura, la fecha de emisión y el importe total. En facturas emitidas mediante el sistema que la Agencia Tributaria ponga a disposición, deberá constar además la expresión «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
Según la regulación en vigor, estas exigencias técnicas (QR y menciones) no serán necesarias cuando se emita una factura electrónica a otro autónomo o a una empresa, aunque sí se aplican en determinados formatos dirigidos a particulares.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Cuáles son los datos fiscales de una empresa?
Los tres datos básicos son la denominación o razón social (incluida la forma jurídica), el domicilio fiscal y el NIF (CIF en el lenguaje tradicional).
¿Qué es la dirección de facturación?
Se trata del domicilio fiscal: en el caso de un autónomo suele coincidir con su vivienda habitual; para una empresa, con el lugar donde se dirige y gestiona la actividad.
¿Qué datos necesito para facturar a un particular?
Nombre y apellidos, DNI o NIE y domicilio habitual del particular son los datos que deben constar cuando se exige su identificación. El resto de elementos de la factura permanecen iguales.
¿Es obligatorio indicar la forma de pago?
No es un requisito legal, pero es recomendable incluirla para facilitar el cobro.
¿A nombre de quién debe emitirse una factura?
Siempre debe figurar a nombre de quien realizó la operación: la empresa o el profesional titular del servicio. En la facturación por el destinatario, la factura emitida por el cliente deberá reflejar esa circunstancia.
¿Puedo facturar a varios destinatarios?
Sí. Es legal emitir una factura con varios destinatarios, pero deben detallarse los datos fiscales de cada uno y desglosar la porción de la base imponible e IVA correspondiente a cada destinatario cuando proceda.
¿Cuándo es obligatorio emitir factura?
Los autónomos y las empresas están obligados a emitir factura por su actividad con independencia del importe. Existen excepciones normativas, como regímenes especiales (módulos o recargo de equivalencia) que pueden eximir en determinadas situaciones.
