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En los próximos años, facturar con un PDF o con papel dejará de ser suficiente para las operaciones entre empresas y autónomos. Un reglamento aprobado en marzo de 2026 extiende la obligación de la factura electrónica al sector privado y modifica plazos y requisitos para emisores y receptores.
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Hoy, la factura electrónica ya existe: desde 2015 es obligatoria para las operaciones con la Administración pública, que exige formatos estructurados como la Facturae y su envío por la plataforma FACe. En la práctica eso excluye formatos comunes como PDF, Word o Excel cuando facturas a organismos públicos.
El cambio relevante es que el nuevo reglamento extiende ese mismo enfoque al ámbito B2B (operaciones entre empresas y autónomos). La aplicación plena de la norma depende ahora de una orden ministerial pendiente, pero el objetivo es generalizar el uso de formatos electrónicos estructurados y procedimientos automatizados en el comercio entre empresas.
Cambios prácticos y consecuencias para autónomos y empresas
Hasta ahora, si facturabas a otra empresa o a un autónomo podías usar un PDF o una plantilla siempre que el cliente consintiera recibir facturas en ese formato. Con la nueva normativa eso dejará de bastar: las facturas deberán generarse y transmitirse en formatos estructurados y cumplir controles de integridad.
- Formato estructurado: se exigirá un formato electrónico tipo Facturae, UBL u otros equivalentes en XML/EDIFACT; los PDFs dejarán de ser válidos para B2B.
- Firma digital: será necesaria para acreditar al emisor y garantizar que la factura no ha sido alterada.
- Recepción obligatoria: el receptor ya no podrá negarse a recibir la factura electrónica; la exención por falta de consentimiento desaparecerá.
- Comunicación a Hacienda: será preciso remitir una copia de las facturas de venta a la Agencia Tributaria mediante una solución pública (en la práctica, en formato UBL), y notificar estados como aceptación, rechazo o fecha de pago.
Plazos: cuándo puede afectarte
No hay una fecha exacta todavía porque la orden ministerial que fija los plazos no se ha publicado. Según la ley sobre factura electrónica (conocida como ‘crea y crece’), una vez que se active la orden habrá períodos de adaptación diferenciados:
Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros dispondrán de un año para adaptarse; el resto de empresas y los autónomos tendrán dos años.
Por ese motivo, 2027 y 2028 figuran como los años probables de implantación gradual de la factura electrónica B2B, aunque la fecha final dependerá de la publicación de la orden ministerial.
Qué debes hacer para prepararte
La transición requiere adaptar procesos y herramientas. En la práctica, la mayoría de obligaciones técnicas (generar el formato correcto, aplicar la firma digital, enviar la copia a Hacienda y registrar estados) se gestionarán mediante programas de facturación compatibles con los nuevos estándares.
Hacienda también ofrecerá una solución pública de carácter subsidiario para emitir y remitir facturas, pero existen alternativas comerciales —gratuitas y de pago— pensadas para pymes y autónomos que facilitan la automatización y reducen la carga administrativa.
Además, conviene comprobar ya el acceso a un certificado digital o DNIe, porque hoy es imprescindible para facturar a la Administración y será necesario en el ámbito B2B cuando la norma entre en vigor.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Es obligatoria ahora la firma digital?
Actualmente la firma digital es obligatoria para emitir facturas a la Administración pública. Con la extensión al B2B, la firma pasará a ser requisito general para garantizar integridad y autoría.
¿Quién valida que una factura electrónica sea correcta?
Para las facturas dirigidas a la Administración, la plataforma FACe valida de forma automática el formato Facturae. En el ámbito privado, la validación dependerá de las herramientas y procesos del emisor y receptor hasta que se generalicen las soluciones públicas y privadas homologadas.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
La obligación de conservación no cambia: tanto las facturas electrónicas como las de papel deben guardarse durante un máximo de cuatro años, conforme a la normativa vigente.
¿Podré seguir usando facturas en papel?
Mientras la obligación B2B no entre en vigor, el papel sigue siendo válido entre empresas que lo pacten. Una vez aplicada la norma, la factura en papel solo seguirá siendo válida para operaciones con particulares; en el resto de relaciones comerciales será obligatoria la factura electrónica en formato estructurado.
