Caso práctico: ¿Cómo mejorar la experiencia del e-Learning?

e-Learning - Casos de Estudio

Egarsat incrementa la motivación de sus empleados por el aprendizaje online gracias a e-learning maker y e-learning animgallery

Organización: EGARSAT M.A.T.E.P.S.S. nº 276

Responsable del proyecto: El departamento de formación de Egarsat

Denominación del proyecto: Mejora de la maquetación interna de los cursos e-Learning con la adquisición de un nuevo software, su formación pertinente y su acompañamiento.

1. Características de la Organización:

1. 1. Cantidad de empleados total: 415
   2. Cantidad de alumnos: Todos los empleados
   3. Cantidad de delegaciones: 40
   4. Actividad de la entidad:
   5. Ubicación y dispersión: La sede central está en Sant Cugat del Valles y cuenta con 40 delegaciones que ofrecen servicio por todo el territorio nacional.

2. Necesidad:

· Fecha de inicio de la necesidad: Mediados del 2009.

· Necesidad identificada: Mejorar el aspecto visual, unificar la línea gráfica y agilizar la maquetación interna de cursos e-Learning.

· Audiencia target:

1. Público interno y/o externo: Todo el personal de la sede central y de las diferentes delegaciones de la entidad.

2. Áreas en las que trabajan: Sanitaria, administrativa y de gestión.

3. Nivel jerárquico mayoritario: Todos los niveles de la entidad.

3. Solución:

· Programas implantados: eMaker y AnimGallery.

· Funcionalidades básicas implementadas: Software de Gestión de contenidos y de animaciones de los cursos internos. Formación y acompañamiento posterior durante la implantación del nuevo software.

· Empresa implementadora del software: Geomanaging.

· Duración de la implementación del software: 6 meses.

· Proveedor de contenidos: Responsables designados para cada una de las áreas funcionales de la entidad.

· Desarrollos de contenidos a medida: Equipo de formación de Egarsat.

· Acciones de gestión del cambio realizadas: Implementación del nuevo software, test interno y customización, formación del responsable directo de edición de contenidos, transmisión de conocimientos al resto de profesionales vinculados con el área formativa.

· Temática de contenidos: Contenidos de procesos internos, sanitarios, de gestión...

4. Mantenimiento:

· Dotación dedicada al mantenimiento de la solución de e-learning: Ninguna.

· Cantidad de cursos que se incorporan por mes: 2-3.

5. Métricas:

· Cantidad de visitas diarias a los cursos: 30-35.

· Cantidad de Cursos en desarrollo: 4.

· Cantidad de personas que se entrenan/forman actualmente con el nuevo software: 150-200.

1. Resultados:

· Balance General del proyecto: Este nuevo software nos aporta una imagen de diseño nueva, y nos permite de manera fácil y ágil diseñar nosotros mismos nuestros propios contenidos.
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Entrevista al Responsable de Formación de Egarsat

La mutua de accidentes Egarsat se halla en camino de superar uno de los principales retos planteados por el e-Learning: el incremento de la participación y el interés a partir de un mayor atractivo de los módulos formativos que convierta en más amena la experiencia del aprendizaje online.

Tras un año de experiencia en el campo del e-Learning, y aunque satisfechos por los resultados obtenidos con su nueva plataforma formativa, el departamento de Formación de Egarsat se planteó la necesidad de dinamizar sus cursos con la introducción de mejoras en la estética, mayor interactividad y el uso de animaciones. Y es que, según Raúl Iserte, responsable de Formación de Egarsat "lo más difícil ha sido animar a nuestros colaboradores a introducirse en la plataforma de forma regular para realizar los cursos".

"Pero entendimos siempre que, para mejorar la experiencia de la formación online, debíamos mejorar el aspecto visual y fomentar la interactividad con el alumno durante el proceso de formación", afirma Iserte.

La filosofía del departamento de Formación de Egarsat es asumir la responsabilidad de la formación, bien presencial u online, en su totalidad, desde el mismo diseño de contenidos y la creación de los cursos hasta la gestión de la plataforma, el seguimiento y la evaluación de resultados. En el momento de iniciar los cursos e-Learning, la compañía no contaba con una herramienta específica que le facilitara la integración de los contenidos de una forma amena: "en un principio lo hicimos de forma bastante simple, nos limitábamos prácticamente a subir la documentación y poco más", asegura Iserte. "Pero entendimos siempre que, para mejorar la experiencia de la formación online, debíamos mejorar el aspecto visual y fomentar la interactividad con el alumno durante el proceso de formación", añade.

No cabe duda de que asumir in house la maquetación de las pantallas y la integración de recursos multimedia y animaciones, teniendo en cuenta que el equipo de formación de Egarsat no dispone de formación en diseño multimedia, se planteaba como la mayor dificultad. Por ese motivo, poco después de implementar sus primeros cursos e-Learning, el departamento de Formación de Egarsat inició la prospección en busca de herramientas que les permitieran dinamizar y mejorar el atractivo de sus módulos formativos. "Nuestras premisas mínimas eran que la herramienta pudiera integrarse en nuestra plataforma sin problema, que fuera fácil de utilizar y que incluyera un volumen elevado de recursos y prestaciones que, por tanto, no nos limitara las opciones de diseño y supusiera una solución a largo plazo. En definitiva, buscábamos una herramienta potente, intuitiva y adaptable", explica el responsable de Formación de Egarsat.

elearning maker y elearning animgallery, la solución elegida

Tras analizar las diferentes opciones existentes en el mercado que cumplían con estas condiciones, Egarsat decidió implantar los softwares elearning maker y elearning animgallery del desarrollador francés e-doceo. "Elegimos estas soluciones por su gran facilidad de uso: son herramientas muy intuitivas y que, a la vez, nos proporcionan múltiples opciones, integrando todo tipo de recursos multimedia, desde animaciones a voces en off o vídeos. Además, el representante de e-doceo en España, Geomanaging, nos proporcionó una gran confianza puesto que nos garantizó el acompañamiento durante todo el proceso de integración del nuevo software en nuestra plataforma". Ya que estas herramientas tienen operatividad con el conjunto de plataformas de formación (LMS) en normas SCORM y AICC "se adaptaban muy bien a nuestra plataforma", explica Iserte.

La facilidad de uso y el acompañamiento, claves para una integración plácida en el sistema

La implantación de los nuevos softwares de creación y animación de módulos formativos fue apoyada por la formación y acompañamiento proporcionada por Geomanaging. Ello contribuyó a un proceso de aprendizaje e integración sin dificultades. "Gracias al acompañamiento de Geomanaging hemos podido mantener el ritmo de creación de dos cursos mensuales, puesto que, además de su agilidad, siempre se han mantenido cerca de nosotros para responder todas nuestras inquietudes y se han adaptado muy bien a nuestras necesidades", asegura Iserte. Tras la finalización del periodo de acompañamiento, Egarsat ha continuado confiando en Geomanaging como consultoría de creación y diseño de contenidos e-learning: "ellos nos proporcionan soluciones y enfoques creativos en el momento en que lo requerimos, lo que nos da gran seguridad y nos permite garantizar los timings del desarrollo de los cursos", amplía el responsable de Formación.

Más de 200 empleados de Egarsat se forman ya con el e-Learning

Raúl Iserte se muestra confiado en los resultados de las nuevas herramientas implantadas, que utilizan ya más de 200 personas de la organización: "estoy convencido de que la implementación de las nuevas soluciones contribuirán a motivar a nuestros colaboradores a la hora de introducirse en la plataforma formativa y realizar los cursos". Egarsat ha puesto en marcha ya los cuatro primeros módulos formativos que integran las nuevas herramientas y, aunque todavía es pronto para evaluar los resultados, el primer feedback de los alumnos ha sido muy positivo: "encuentran los cursos más atractivos, más didácticos y menos aburridos", detalla Iserte. El departamento de Formación de Egarsat tiene previsto implantar paulatinamente las nuevas herramientas a todos sus cursos online.

Actualmente, Egarsat utiliza el e-Learning en aproximadamente un 50% de sus módulos de formación, y especialmente en casos de cursos genéricos como ofimática o gestión del tiempo, o en formación sobre cambio de procesos.

Egarsat, es una mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, colaboradora en la gestión de la Seguridad Social en la cobertura de las contingencias derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes y actividades preventivas. Con 415 empleados de diferentes perfiles (administración, gestión y sanitario) repartidos en 40 delegaciones y centros asistenciales de toda la geografía española, y necesidades formativas en materias tan diversas como ofimática, gestión del tiempo, habilidades de dirección, fisioterapia o gestión interna de procesos, el departamento de Formación de Egarsat decidió apostar por el e-Learning a mediados de 2008. "Nuestro principal problema ha sido siempre la dispersión geográfica, no únicamente por los inconvenientes logísticos que plantea organizar una sesión presencial con participación de personas procedentes de 40 ubicaciones diferentes, sino, especialmente, el hecho de que, en los casos de delegaciones pequeñas, el participar en un curso podía suponer dejar la delegación desatendida", explica Iserte. La implantación del e-Learning ha permitido a la mutua romper barreras geográficas y ahorrar costes, además de poder evaluar el seguimiento de los cursos y comprobar la asimilación de conceptos y la evolución de cada alumno.

Actualmente, Egarsat utiliza el e-Learning en aproximadamente un 50% de sus módulos de formación, y especialmente en casos de cursos genéricos como ofimática o gestión del tiempo, o en formación sobre cambio de procesos. Tras un año y medio de rodaje, Iserte se muestra muy satisfecho con el resultado de la implantación del e-Learning y, a pesar de que algunos colaboradores han tenido dificultades para aceptar el cambio de formación presencial a e-Learning, "admiten que les reporta beneficios como mejor adaptación a su disponibilidad y mayores posibilidades de combinación con sus tareas diarias". Iserte destaca especialmente la participación en foros generales por parte de los alumnos: "el e-Learning ha favorecido el intercambio de conocimientos y experiencias a través de los foros, una opción que nuestros colaboradores están aprovechando mucho, lo que ha supuesto una gran noticia para nosotros".

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