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La implantación de la factura electrónica B2B cambiará de forma notable la rutina administrativa de autónomos y empresas. Con plazos escalonados y nuevas exigencias técnicas, conviene conocer ya las obligaciones que vienen para evitar sorpresas.
Las 12 novedades que debes conocer
- Obligatoriedad escalonada: fechas según facturación.
- Aplicación solo entre empresas y autónomos (B2B).
- No afecta a operaciones intracomunitarias ni extracomunitarias.
- Solo se admitirán facturas en formato estructurado (XML/UBL).
- Programas de facturación interconectados entre sí.
- Existirá una solución pública, gestionada por la Agencia Tributaria.
- Será obligatorio remitir una copia de la factura a Hacienda.
- Los clientes deberán publicar su punto de entrada para recibir facturas.
- La firma electrónica avanzada será exigida.
- Habrá obligación de informar el estado de pago de las facturas.
- La normativa busca reducir la morosidad y contempla sanciones y controles.
- Antes llega el reglamento Verifactu, que ya impone requisitos técnicos.
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Plazos y alcance
El calendario aprobado establece dos ventanas de aplicación: las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros disponen de un plazo más breve, mientras que autónomos y sociedades por debajo de ese umbral cuentan con más tiempo para adaptarse.
En la práctica, si se cumple el calendario previsto por Hacienda, la factura electrónica será de obligado cumplimiento para los autónomos en 2028. No obstante, muchos profesionales que trabajan con grandes empresas podrían adoptar la factura electrónica antes —por ejemplo en 2027— para mantener compatibilidad comercial.
Es importante subrayar el alcance territorial: la obligación afecta exclusivamente a operaciones entre clientes y proveedores con residencia en España. Las operaciones intracomunitarias y las relaciones con terceros países quedan fuera de este régimen.
Formato y requisitos técnicos
La nueva normativa privilegia las facturas en formato estructurado, como XML o Facturae. El formato digital de referencia será el UBL (Universal Business Language). Esto deja fuera plantillas generadas en Excel o Word, que no son compatibles con el modelo estructurado exigido.
En cuanto al PDF, por ahora sigue siendo aceptado, pero su validez se mantiene sólo hasta la entrada en vigor definitiva del nuevo régimen. Además, desde julio de 2025 comenzó a aplicarse el reglamento Verifactu, que fija requisitos técnicos para los programas de facturación; su aplicación efectiva para autónomos se ha pospuesto hasta el 1 de julio de 2027.
Interconexión, plataforma pública y software
Uno de los pilares del sistema será la interconexión entre programas de facturación, lo que permitirá el intercambio automático de facturas y la comunicación con una plataforma pública de la Agencia Tributaria.
La administración desarrollará una solución pública de facturación electrónica, que será gratuita y estará conectada con los proveedores privados. Esta plataforma aún no está operativa y, según la regulación, servirá de referencia técnica para el sistema español de facturación electrónica.
Obligaciones operativas: envío, firma y puntos de entrada
Cuando emitas facturas con un software privado, deberás remitir una copia a la plataforma pública de la Agencia Tributaria. La interconexión entre soluciones hará que ese envío sea automático desde los programas homologados.
También tendrás que comunicar a tus proveedores cuál es tu punto de entrada para recibir facturas electrónicas —es decir, el software con el que trabajas— y hacerlo público en todas las comunicaciones con proveedores y, si procede, en tu página web. Si no lo comunicas, se entenderá que tu punto de entrada es la plataforma pública.
Además, las facturas deberán llevar una firma electrónica avanzada que identifique al emisor. En la práctica, los programas homologados incorporarán esta funcionalidad, por lo que no será necesario manejar certificados de forma manual si trabajas con software adaptado.
Control de pagos y reducción de la morosidad
La factura electrónica traerá también obligaciones sobre el seguimiento del estado de pago. Los clientes deberán informar sobre el pago de las facturas, lo que permitirá a Hacienda disponer de datos precisos sobre plazos y cumplimiento.
Para las empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros, la obligación de comunicar pagos se aplaza: entrará en vigor tres años después de que se publique la orden ministerial que desarrolle la solución pública (orden que todavía está pendiente). Una vez activada, la norma prevé un plazo de 4 días naturales para notificar el pago de las facturas de proveedores.
La normativa incluye incentivos y sanciones para combatir la morosidad. Entre las medidas previstas figuran la denegación de ayudas públicas superiores a 30.000 euros a quienes no paguen en plazo y posibles penalidades en contratos públicos —con porcentajes que pueden oscilar entre el 5 % y el 50 % del precio del contrato— si no se respeta el pago a proveedores y subcontratistas. El Gobierno también creará un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada para analizar los datos de pago entre empresas y autónomos.
Verifactu: el paso previo que conviene anticipar
Antes de la obligación general llega Verifactu, un reglamento que ha empezado a exigir condiciones técnicas a los programas de facturación y contabilidad. Aunque su aplicación para todos los contribuyentes se ha escalonado, cumplir ya con Verifactu facilitará la transición hacia la factura electrónica B2B.
En resumen, adquirir un software de facturación que cumpla Verifactu y que esté preparado para la interconexión y la firma electrónica reducirá el trabajo cuando la factura electrónica sea obligatoria para tu actividad.
