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- Qué entiende la ley por fecha de emisión
- Factura electrónica: ¿qué fecha aparece?
- Plazos para emitir una factura
- Fecha de operación y fecha de expedición: diferencias clave
- Cómo afecta al IVA
- ¿Se emite la factura antes o después del cobro?
- ¿Se puede facturar antes de prestar el servicio?
- Contabilidad: qué fecha aparece en los registros
- Fecha de factura, fecha de entrega y fecha de expedición: aclaraciones
La fecha de emisión de una factura parece un dato trivial, pero tiene consecuencias fiscales y contables concretas. Confundirla con la fecha de la operación o con la fecha de entrega puede cambiar el trimestre en que debes declarar el IVA.
Qué entiende la ley por fecha de emisión
La fecha de emisión —también llamada fecha de expedición— indica el día, mes y año en que se formaliza y se remite la factura. Es un requisito obligatorio en la factura según el Reglamento de facturación, por lo que un documento sin fecha de emisión no cumple la normativa.
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Factura electrónica: ¿qué fecha aparece?
Una factura electrónica es, en esencia, una factura con el mismo marco legal que la papel. Los programas de facturación suelen fijar por defecto como fecha de emisión la fecha en que se genera el archivo en el software.
Sin embargo, esa asignación automática no exime de respetar los plazos legales para emitir la factura en función del tipo de cliente y de la fecha de la operación.
Plazos para emitir una factura
- Si facturas a un particular, la factura debe expedirse en el momento de la entrega del bien o de la prestación del servicio.
- Si el cliente es un autónomo o una empresa, el plazo máximo es hasta el día 15 (incluido) del mes siguiente a la fecha de la operación.
Por ejemplo, si prestas un servicio a una empresa el 3 de abril, tienes hasta el 15 de mayo para emitir la factura.
Fecha de operación y fecha de expedición: diferencias clave
La fecha de operación recoge el momento en que se entrega un bien o se presta un servicio. No siempre coincide con la fecha de emisión.
Cuando facturas a un particular, ambas suelen coincidir porque la factura se emite en el mismo acto. Con empresas y autónomos, en cambio, es habitual que la factura se emita días o semanas después.
Si las fechas no coinciden, la factura debe reflejar la fecha de operación —por ejemplo, en la descripción del suministro— además de la fecha de expedición.
Cómo afecta al IVA
El criterio que determina el periodo en el que debes declarar el IVA es la fecha de la operación, no la fecha de emisión. También se considera la fecha del cobro anticipado cuando hay pagos por adelantado.
Por ejemplo, si prestaste un servicio en diciembre de 2024 pero emitiste la factura el 1 de enero de 2025, el IVA corresponderá al periodo en que se realizó la operación (el cuarto trimestre de 2024), no al primer trimestre de 2025.
¿Se emite la factura antes o después del cobro?
Lo común es emitir la factura antes o en el momento del pago. La factura acredita una compraventa o una prestación, pero no equivale a un justificante de pago.
La excepción son los anticipos: si cobras antes de prestar el servicio, el plazo de emisión comienza a contar desde la fecha del cobro anticipado.
¿Se puede facturar antes de prestar el servicio?
Sí, siempre que exista un cobro anticipado. Si recibes un anticipo —total o parcial— debes emitir la factura en el momento del cobro y declarar el IVA correspondiente con la fecha del ingreso anticipado.
Contabilidad: qué fecha aparece en los registros
En la contabilidad la factura se registra por la fecha de expedición. Si la fecha de operación es distinta, conviene especificarla en la anotación contable para mantener trazabilidad.
Declarar el IVA según la fecha de emisión cuando la operación corresponde a un trimestre anterior puede dar lugar a correcciones o sanciones por parte de la Administración.
Fecha de factura, fecha de entrega y fecha de expedición: aclaraciones
Cuando el cliente es un particular, la fecha de factura y la fecha de entrega coinciden. Con clientes empresariales pueden diferir y eso debe reflejarse en la factura. Por último, no existe distinción práctica entre “fecha de factura” y “fecha de expedición”: ambos términos se usan para referirse a la fecha de emisión.
En resumen: anota siempre la fecha de operación cuando difiera de la de expedición, respeta los plazos según el tipo de cliente y recuerda que el devengo del IVA depende de cuándo se realiza la operación o del momento del anticipo, no de la fecha en que generas el documento.
