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- Qué es la norma y a quién alcanza
- Fin a los denominados «softwares de doble uso»
- Qué deben garantizar los programas de facturación
- Verifactu: el reglamento técnico
- Certificación y la declaración responsable
- Sanciones: la multa por usar software no conforme
- ¿Se termina hacer facturas en Excel o Word?
- Plazos y recomendaciones prácticas
La llamada «ley antifraude» ha introducido cambios que ya afectan a los autónomos: no solo limita pagos en efectivo, sino que impone normas técnicas a los programas de facturación. Su objetivo es evitar la manipulación de registros contables y facilitar el control tributario.
Qué es la norma y a quién alcanza
Se trata de la Ley 11/2021, oficialmente de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Aunque parte de su foco son contribuyentes con patrimonios elevados, contiene obligaciones que alcanzan al trabajo diario de muchos autónomos.
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Entre sus medidas están la limitación de pagos en efectivo a 1.000 € y la obligación de declarar criptomonedas en el extranjero mediante el modelo 721 desde 2024. Pero la que más impacto práctico tiene es la regulación de los programas de facturación y contabilidad.
Fin a los denominados «softwares de doble uso»
La ley prohíbe los programas diseñados para mantener una doble contabilidad: un registro legal y otro oculto para Hacienda.
Para evitar estas prácticas se modificó el artículo 29 de la LGT y se añadió el artículo 201 bis en el capítulo sancionador. Las sanciones afectan tanto a quien desarrolla y comercializa software ilegal como a quien lo utiliza.
Qué deben garantizar los programas de facturación
- Integridad de las anotaciones: no permitir la eliminación ni alteración silenciosa de registros.
- Registro de facturación completo que refleje todas las transacciones realizadas.
- Registro de eventos que identifique usuarios, accesos y acciones dentro del sistema.
- Accesibilidad y legibilidad para la Administración tributaria, facilitando la transmisión de datos.
- Certificación por parte del fabricante y una declaración responsable visible en el sistema.
Estos requisitos técnicos se desarrollan en el reglamento conocido como Verifactu. Aunque la implementación recae principalmente en los fabricantes, el usuario debe comprobar que su herramienta los cumple.
Verifactu: el reglamento técnico
El Ejecutivo aprobó el Real Decreto RD 1007/2023, bautizado como Verifactu, para detallar las especificaciones exigidas a los programas de facturación.
Según el Gobierno, esas normas se dirigen especialmente a los productores y comercializadores del software. No obstante, su aplicación tiene consecuencias directas para los autónomos que usan estas herramientas.
Certificación y la declaración responsable
El reglamento exige que los programas incluyan una declaración responsable que acredite el cumplimiento de la normativa.
La orden ministerial HAC/1177/2024 establece que esa declaración debe constar por escrito y estar visible dentro del propio sistema. Como usuario puedes y debes exigir al proveedor que te la muestre, tanto antes de contratar como tras cada actualización.
Sanciones: la multa por usar software no conforme
Usar un programa de facturación que no cumpla la normativa se considera una infracción grave. Lo mismo sucede si se altera un software que sí cumple las reglas.
La multa prevista es de 50.000 € por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado o manipulado un programa no conforme.
¿Se termina hacer facturas en Excel o Word?
Muchas pequeñas empresas y autónomos siguen generando facturas con plantillas de Excel o Word. Esas herramientas permiten modificar y borrar información sin dejar huella electrónica identificable.
Por ese motivo, no se consideran conformes con los requisitos de Verifactu. Además, Microsoft no comercializa Excel ni Word como programas de facturación, por lo que no es esperable que adapten esas aplicaciones para cumplir la normativa.
La alternativa segura es migrar a un programa de facturación certificado que cumpla Verifactu.
Plazos y recomendaciones prácticas
La ley es de 2021 y el reglamento Verifactu se aprobó a finales de 2023. La exigencia específica para los softwares de facturación entró en vigor el 29 de julio de 2025.
No obstante, los autónomos disponen de un plazo adicional para adaptarse: hasta el 1 de julio de 2027. Aun así, la Administración ya está preparada para aplicar Verifactu y cualquier software debe cumplir la norma.
Consejo práctico: revisa la certificación y la declaración responsable de tu programa de facturación cuanto antes. Actualizar la herramienta evita riesgos y sanciones, y protege tu negocio frente a inspecciones.
