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La factura electrónica dejará de ser una opción y pasará a ser obligatoria en España para muchas operaciones entre empresas y autónomos. Este cambio no solo obliga a emitir facturas en digital: determina qué formatos serán aceptados y cómo los programas contables deben procesarlos.
Qué distingue una factura electrónica
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En esencia, una factura electrónica es una factura como cualquier otra, con los mismos requisitos legales. La diferencia clave es que se emite y se recibe por medios electrónicos, frente a la factura en papel.
Según la normativa española, existen dos grandes vías de facturación: la tradicional en papel y la factura en formato electrónico. Cómo se codifiquen esos datos marcará si un sistema puede o no interpretarlos automáticamente.
Dos categorías de formatos
Los formatos electrónicos se agrupan en dos tipos: los que son legibles por máquinas y los que no.
- Formato no estructurado: documentos digitales que un software no puede procesar directamente.
- Formato estructurado: archivos con una estructura estándar que los programas pueden leer e integrar automáticamente.
Formato no estructurado: ventajas y limitaciones
Ejemplos típicos son los PDFs generados desde un programa de facturación o plantillas en Word y Excel. A simple vista parecen facturas válidas.
Sin embargo, esos archivos actúan más como una imagen: el destinatario no puede importar sus datos de forma automática. Para pasar la información al sistema contable hace falta teclearla manualmente o usar un OCR, que no siempre captura todo correctamente.
Formato estructurado: qué ofrece
Cuando la factura está en un formato estructurado, el software del emisor y el del receptor pueden intercambiar la información sin intervención humana.
Ejemplos de este tipo son el XML o el formato Facturae, ya obligatorio para facturar a la Administración pública. Estos estándares permiten que importes, IVA y retenciones se transfieran automáticamente entre sistemas.
Los cambios normativos que vienen —el reglamento conocido como Verifactu y el reglamento de factura electrónica para B2B— exigirán el uso del formato estructurado en las operaciones privadas. Según las normas vigentes, Verifactu entrará en vigor para autónomos y empresas en 2027, y la obligación de facturar en formato estructurado en el B2B se implementará previsiblemente entre 2027 y 2028.
Formatos estructurados que se esperan
Cuando la norma sea de aplicación general, solo se admitirán formatos estructurados como:
- UBL (será el preferente)
- XML, por ejemplo Facturae
- EDIFACT
No es necesario gestionar la complejidad técnica por cuenta propia: los proveedores de software de facturación deberán incorporar los requisitos y cumplir el reglamento.
Campos obligatorios en cualquier factura
Los mismos datos son exigibles tanto en papel como en electrónico. Entre los elementos imprescindibles figuran:
- Número de factura: numeración correlativa sin saltos.
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del emisor y del receptor: nombre o razón social, domicilio fiscal y NIF.
- Descripción del servicio o producto, precio unitario, descuentos y fecha de la operación si difiere.
- Impuestos aplicados: tipo de IVA y, si procede, retenciones.
- Base imponible y importe total a pagar.
- Información adicional en casos de exenciones o regímenes especiales.
Además, Verifactu introduce un requisito de control: cuando una factura se emite con software y en formato no estructurado (por ejemplo, PDF), deberá incluirse un código QR. Si la factura está en formato estructurado y se usa en operaciones B2B, ese control se materializa mediante una URL. Ambos mecanismos sirven como medidas de control fiscal.
Tres ejemplos para identificar formatos
Factura en XML
El archivo muestra etiquetas y código: no es legible para una persona sin herramientas, pero es perfectamente interpretable por programas de facturación.
Factura en PDF
Se ve como un documento normal. No obstante, los datos no se importan automáticamente; actúa como si fuera una imagen.
Factura en Excel
A simple vista es editable y flexible, pero sigue sin ser un formato que permita la integración automática entre sistemas contables.
Qué debes hacer como emisor
La recomendación práctica es comprobar que tu proveedor de facturación ofrece una solución certificada y compatible con Verifactu. Será responsabilidad de los desarrolladores integrar los estándares técnicos; tu tarea será garantizar que el software que uses esté adaptado cuando entren en vigor las nuevas obligaciones.
